Edition 2024
1) Organisation et termes
La Colonie de Vacances à Palavas-les-Flots (ci-après « Colonie » ou « séjour ») est organisée par l’association « Colonie de Vacances du District de Sierre » (ci-après « association »). Le comité de l’association (ci-après « comité ») est responsable des décisions et engagements pris au nom de l’association. Celui-ci délègue une partie de ses tâches à la direction du séjour (ci-après « direction »), qui peut également en déléguer une partie au personnel d’encadrement du séjour (moniteurs, monitrices, personne en charge de l’infirmerie, maître-nageur, etc.).
Les participants à la Colonie (ci-après « enfants ») sont inscrits par leurs parents ou représentants légaux (ci-après « parents »).
L’association « Colonie de Vacances du District de Sierre » est indépendante de la Ville de Sierre, du CMS de la Région de Sierre et de la Crèche de l’Europe.
2) Inscription
L’inscription des enfants se fait sur le site internet www.palavas.ch. Les inscriptions sont ouvertes du 12 février 2024 au 17 mai 2024, ou dès que la capacité maximale est atteinte. Passé ce délai, les inscriptions sont encore possibles dans la limite des places disponibles en contactant la direction.
Pour l’édition 2024, peuvent s’inscrire les enfants qui remplissent les deux conditions suivantes :
- durant l’année scolaire 2023-2024, sont en 3H, 4H, 5H, 6H, 7H ou 8H (c’est la classe suivie par l’enfant durant l’année scolaire écoulée qui fait foi et non pas son âge)
- sont domiciliés dans l’une des communes du District de Sierre (pour les enfants hors-District, la direction statue au cas par cas).
La direction peut, pour des raisons qui lui sont propres, refuser des inscriptions. Les éventuels refus ne sont pas nécessairement justifiés.
| Processus | Délais |
| Les parents inscrivent leur enfant sur le site www.palavas.ch. | Dès le 12 février 2024, et au plus tard le 17 mai 2024. |
| Les parents reçoivent par e-mail la fiche de renseignements, les conditions de participation et la facture. | Quelques jours après l’inscription. |
| Les parents impriment la fiche de renseignements et les conditions de participation puis les renvoient avec signature par la poste. | Dès que possible, au plus tard pour le 22 mai 2024. |
| Les parents paient la facture reçue par e-mail. | Dès que possible, au plus tard le 11 juin 2024. |
| Les parents reçoivent les diverses informations pratiques concernant la Colonie par e-mail. | Entre le 27 mai 2024 et le 14 juin 2024. |
| Les parents transmettent les différents documents nécessaires au séjour (carte d’identité, etc.). | Le 11 juin 2024 lors de la soirée de parents. |
L’inscription est acceptée du moment que la fiche de renseignements et les conditions de participation ont été reçues en retour par les parents. Les parents doivent alors imprimer puis signer ces documents puis les renvoyer par la poste. Une fois que la direction a reçu les documents signés, l’inscription est validée. La facture doit être payée au plus tard le 11 juin 2024.
Si, lors du contrôle du carnet de santé effectué après la soirée de parents, il s’avère que l’enfant présente des éléments pouvant empêcher sa participation à la colo qui n’ont pas été mentionnés au moment de l’inscription, le comité peut décider de refuser sa présence lors du séjour. Dans ce cas, la finance d’inscription n’est pas remboursée.
3) Annulation de l’inscription
Une fois que l’inscription est acceptée, l’enfant est considéré comme étant inscrit. Jusqu’au 17 mai 2024, les demandes d’annulation sont à adresser à la direction qui statue au cas par cas. En principe, si l’enfant peut être remplacé, les frais d’inscription sont remboursés.
Le séjour a lieu dans un bâtiment qui est loué par l’association. La direction doit annoncer le nombre définitif d’enfants au plus tard le 18 mai 2024, ce qui signifie qu’à partir de ce moment-là, les annulations ne sont plus remboursées.
4) Annulation du séjour
Le comité se réserve le droit d’annuler le séjour si les conditions sanitaires, les conditions de voyage, la disponibilité du bâtiment ou toute autre raison ne permettraient pas le bon déroulement du séjour. Dans ce cas, la finance d’inscription sera intégralement remboursée.
5) Engagements de l’association
L’association « Colonie de Vacances du District de Sierre » s’engage à :
- Organiser le séjour à Palavas-les-Flots (organisation générale, transport, hébergement, repas, animations, etc.)
- Avoir comme objectif de faire passer de belles vacances à la mer aux enfants
- Recruter et former le personnel d’accompagnement
- Garantir la sécurité des enfants durant le séjour
- Veiller au bien-être psychique et physique des participant-e-s au séjour
- Assurer l’équilibre général du séjour
- Communiquer les informations nécessaires aux parents
6) Engagements des parents
Les parents inscrivant leur enfant à la Colonie s’engagent à :
- Accepter les conditions de participation
- Fournir toutes les informations nécessaires concernant leur enfant, notamment via la fiche de renseignements
- Suivre les indications fournies dans la communication aux parents (envoyée entre le 27 mai et le 14 juin 2024)
- Régler la somme totale de la facture avant le 11 juin 2024
- S’assurer que leur enfant dispose des différents documents demandés (pièce d’identité, carte d’assurance maladie, carnet de santé), valides et en version originale (pas de copies)
- Déléguer la responsabilité de leur enfant à la direction et au personnel d’encadrement durant le séjour
7) Correspondance
La fiche de renseignements ainsi que les conditions de participation sont envoyées par e-mail. Ces documents doivent être imprimés, lus, datés et signés puis être retournés à l’adresse indiquée par courrier postal.
Tout le reste de la correspondance (facture, liste du matériel, feuille d’informations pratiques, heures de rendez-vous, etc.) sera envoyée par e-mail à l’adresse indiquée dans l’inscription sur le site internet.
L’association est soutenue par la Ville de Sierre, mais cette dernière n’est pas en charge des inscriptions et de l’administration. Il en va de même pour le CMS ou la Crèche de l’Europe. Il ne faut donc pas leur amener ou leur envoyer les documents d’inscription ou de voyage (carte d’identité, carnet de santé, etc.). Nous ne pourrions pas garantir la bonne réception de ces documents, le cas échéant.
8) Documents nécessaires
Les parents doivent s’assurer que leur enfant soit en possession des documents suivants :
- Pièce d’identité (pour les enfants de nationalité suisse : carte d’identité ou passeport, pour les enfants de nationalité étrangère : carte d’identité ou passeport et livret pour étrangers ou titre de séjour)
- Carte d’assurance maladie suisse au nom de l’enfant
- Carnet de santé (incluant les vaccinations)
Tous ces documents doivent impérativement être valables durant le séjour, à savoir entre le 22 juin et le 8 juillet 2024. Les documents doivent être originaux, les copies ne sont pas valables. Les documents doivent être remis lors de la soirée de parents du 11 juin 2024. Si les parents sont dans l’impossibilité d’amener les documents ce soir-là, ils doivent contacter la direction afin de transmettre les documents par un autre moyen.
Si un enfant ne dispose pas des documents demandés au moment du départ, il ne pourra malheureusement pas être du voyage et son inscription ne sera pas remboursée.
9) Délégation de responsabilité
En inscrivant leur enfant à la Colonie, les parents confirment que leur enfant est autorisé à quitter le territoire suisse, à séjourner sur le territoire français et à revenir sur le territoire suisse. Ils acceptent qu’il se trouvera durant la durée du séjour sous la responsabilité de la direction de la Colonie. Ils autorisent également la direction de la Colonie à prendre toutes les mesures nécessaires à la santé et à la sécurité de leur enfant de même qu’au maintien de l’équilibre général du séjour, notamment en matière de comportement.
De même, les parents garantissent que les informations inscrites sur la fiche de renseignements, qui comprend un volet médical, sont correctes et exhaustives. Ils s’engagent également à avertir la direction en cas de changements (en particulier d’ordre médical) qui interviendrait entre l’inscription et le jour du départ. De son côté, la direction garantit la confidentialité de toutes les informations fournies par les parents.
10) Assurances
Chaque enfant doit être assuré contre les maladies et les accidents auprès d’une assurance suisse. Les parents se déclarent également prêts à prendre en charge les éventuels frais de santé et/ou de rapatriement qui ne seraient pas couverts par les assurances.
Les parents doivent également être au bénéfice d’une assurance en responsabilité civile qui couvre les éventuels dommages causés par leur enfant.
11) Mesures sanitaires (Covid-19)
En inscrivant leur enfant à la Colonie, les parents acceptent les différentes mesures sanitaires qui pourraient être prises par le comité et la direction afin de permettre le bon déroulement du séjour.
Si des parents décident d’annuler l’inscription de leur enfant en raison des mesures prises en lien avec la situation sanitaire, aucun remboursement de la finance d’inscription ne sera possible.
12) Comportement et renvoi
La Colonie se veut être un endroit où tous les enfants peuvent trouver le respect, la sécurité et le bien-être. La direction et l’équipe d’encadrement en sont les garants et prendront les mesures nécessaires pour y arriver. Celles-ci peuvent impliquer le renvoi d’un enfant auprès de ses parents, en dernier recours. Le renvoi d’un enfant pour raison disciplinaire est proposé par la direction et validée par le comité, via son président.
Dans ce cas, les parents s’engagent à venir chercher leur enfant à Palavas par leurs propres moyens, à leurs frais, et dans un délai maximal de 48 heures après la prise de contact. En cas de renvoi, la finance d’inscription n’est en aucun cas remboursée. Dans l’attente de l’arrivée des parents, l’enfant peut être privé du contact avec les autres enfants si la direction le juge nécessaire.
Une décision de renvoi d’un enfant est prise par la direction et validée par le comité.
13) Site internet, photos et vidéos
Les parents reçoivent, courant juin, les informations de connexion pour le site colo.palavas.ch pour l’édition 2024. Sur ce site privé seront publiées des photos et vidéos du séjour. Tous les utilisateurs du site (détenteurs du mot de passe) ont accès à l’intégralité des photos et vidéos qui y sont publiées et acceptent que les autres utilisateurs y aient accès également. Les parents s’engagent à ne pas fournir les informations de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) à des personnes qui ne doivent pas y avoir accès.
Tous les utilisateurs de ce site privé (détenteurs du mot de passe) s’engagent à ne pas publier les photos et vidéos qui s’y trouvent (via téléchargement ou capture d’écran) hors de leur sphère familiale privée (en particulier sur les réseaux sociaux), en particulier si des enfants qui ne sont pas les leurs sont présents sur ces photos et vidéos.
Les photos et vidéos qui peuvent être fournies aux parents à l’issue du séjour sont soumises aux mêmes critères que les photos et vidéos publiées sur le site.
Les parents acceptent également que les photos et vidéos sur lesquelles peuvent apparaître leur enfant soient utilisées à des fins de promotion pour les séjours des années suivantes ainsi que dans le cadre de recherches de fonds (site internet, brochures, etc.). Il va de soi que les photos qui seront utilisées sur des supports publics seront soigneusement sélectionnées (pas de photos d’enfants de proche en maillot de bain, etc.).
Ces conditions de participation ont été validées par le comité de l’association et sont valables pour le séjour 2024.